Derecho a saber

Política de la ATA para realizar una solicitud de registros abiertos

Procedimiento para solicitar registros

• Todas las solicitudes de documentos deben presentarse por escrito en el Formulario de solicitud estándar de derecho a saber de la Oficina de registros abiertos de Pensilvania. Las solicitudes verbales no se considerarán solicitudes oficiales a los efectos de los plazos establecidos por el derecho a saber. A los efectos de definir una "solicitud por escrito", la Autoridad aceptará solicitudes por correo electrónico, fax, correo postal o en persona de conformidad con las reglamentaciones descritas en este documento.

• Todas las solicitudes deben presentarse al Oficial de Registros Abiertos. En ningún caso se considerará que una solicitud ha sido presentada oficialmente hasta que el Oficial de Registros Abiertos la reciba.

• Al recibir una solicitud por escrito de un registro público, el Funcionario de Registros Abiertos deberá hacer un intento diligente para determinar si dicha solicitud involucra un registro público y si la Autoridad está en posesión del registro en cuestión.

• La autoridad no estará obligada a crear un registro que no exista actualmente ni a compilar, mantener formato u organizar un registro de una manera que no se mantenga a la fecha de la solicitud.

• La autoridad deberá seguir los procedimientos de la Ley de Registros Abiertos para la redacción cuando sea apropiado.

Prórroga del plazo

• La Autoridad deberá responder a todas las solicitudes dentro de los cinco días hábiles siguientes. En los casos en que se trate de una solicitud voluminosa que requiera una prórroga de treinta días según lo dispuesto en la Sección 902(a)(7) de la Ley, o en cualquier otra circunstancia indicada en la Sección 902 relacionada con una prórroga, la Autoridad deberá informar al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a la necesidad de tiempo adicional. Puede ser necesario tiempo adicional cuando se dé cualquiera de los siguientes factores:
• Al recibir una solicitud escrita de acceso, el funcionario de registros abiertos de una agencia determinará si se aplica una de las siguientes condiciones:
• La solicitud de acceso requiere la redacción de un registro de conformidad con la sección 706;
• La solicitud de acceso requiere la recuperación de un registro almacenado en una ubicación remota;
• No se puede lograr una respuesta oportuna a la solicitud de acceso debido a limitaciones de personal específicas y de buena fe;
• Es necesaria una revisión legal para determinar si el registro es un registro sujeto a acceso bajo esta ley;
• El solicitante no ha cumplido con las políticas de la agencia con respecto al acceso a los registros;
• El alcance o la naturaleza de la solicitud impiden una respuesta dentro del plazo requerido.
• Cuando sea necesaria una prórroga de plazo en virtud de los factores establecidos anteriormente, el Oficial de Registros Abiertos deberá proporcionar la siguiente información:
• El aviso deberá incluir una declaración que notifique al solicitante que se está revisando la solicitud de acceso, el motivo de la revisión y una fecha razonable en la que se debe dar una respuesta cuando el registro esté disponible. Si la fecha en la que se espera que se proporcione una respuesta es mayor a 30 días, después de los cinco días hábiles permitidos en la sección 901, la solicitud de acceso se considerará denegada a menos que el solicitante haya acordado por escrito una extensión de la fecha especificada en el aviso.
• Si el solicitante acepta la prórroga, la solicitud se considerará denegada el día siguiente a la fecha especificada en el aviso si la agencia no ha proporcionado una respuesta para esa fecha.